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Gestione

ACCESSO: Login e Logout, come e cosa fare

Per accedere a Supermed è necessario possedere un nome utente ed una password.

Si ricorda che tutti i profili amministratori possono creare nuovi utenti da Impostazioni > Utenti ed inviare una email di notifica per l’attivazione al nuovo utente.

In caso di primo accesso a Supermed, il nuovo utente per validare l’account deve eseguire le seguenti azioni:

  1. Accedere alla casella di posta elettronica dell’indirizzo indicato nell’attivazione dell’account.
  2. Leggere l’e-mail ricevuta da ArzaMed e cliccare sul tasto azzurro Accedi subito alla piattaforma.
  3. Digitare la password, che si ricorda deve essere di almeno 8 caratteri una lettera maiuscola e un numero ( es: Password1)
  4. Salvare.

Cosa fondamentale per la buona riuscita della procedura è compiere le azioni dallo stesso dispositivo di accesso alla casella di posta elettronica.

Per ogni accesso successivo compiere le seguenti azioni:

  1. Accedere al browser in uso ( es: Chrome, Mozilla, Safari)
  2. Digitare https://app.arzamed.com 
  3. Inserire il nome utente e la password ed accedere.

Proseguire in entrambi i casi con l’uso quotidiano del software. A termine dell’utilizzo ricordarsi di eseguire il Logout per disconnettere il proprio profilo ed evitare di incorrere in usi fraudolenti.

Per eseguire il Logout :

  • In alto a destra sotto il nome utente cliccare sulla freccia verso il basso.
  • cliccare su Logout.

È assolutamente consigliato compiere il Logout per evitare che utenti non autorizzati possano accedere al software e compromettere dati sanitari,  informazioni cliniche e amministrative. Inoltre si ricorda che non è possibile accedere allo stesso account di Supermed da diversi dispositivi contemporaneamente, segue un blocco dell’accesso.

NOTE: 

> Il nome utente può essere quello indicato nella prima email di attivazione Cognome.Nome, oppure l’indirizzo email indicato. 

> La password ha durata fissa di 90 giorni, entro i quali sarà necessario cambiarla. Verrà segnalato all’interno di Supermed.

ACCESSO: Come migliorare la sicurezza del proprio account

Per una maggiore sicurezza del profilo utente da cui accedere al software è possibile attivare autonomamente in Supermed l‘autenticazione dell’account a due fattori.

L’autenticazione dell’account a due fattori è un secondo controllo di sicurezza per l’accesso all’account Supermed attraverso l’inserimento di nome utente, password e un codice di accesso.

Il codice è generato da un’applicazione istallata su un dispositivo di tua proprietà.

Solo dopo aver inserito il codice, e quindi aver eseguito la verifica in due passaggi, si potrà far accesso a Supermed. 

Quali sono, dunque i vantaggi? Migliorare la tutela della sicurezza del tuo account bloccando accessi indesiderati e salvando quei dispositivi di fiducia in uso.

Capiamo dunque, come poter attivare la verifica dell’account in due passaggi:

  1. Accedere a Supermed software medico.
  2. In alto a destra, sotto il nome utente, cliccare su Account.
  3. Scegliere il quarto bottone Sicurezza Account e cliccare sul tasto blu a destra Attiva.
  4. Seguire i passaggi indicati:
  • Selezionare lo store e installare sul proprio dispositivo (solitamente il celluare) una delle applicazioni compatibili ( Google Authenticator e/o Microsoft Authenticator);
  • Scansionare il codice QR o aggiungere il codice suggerito da Supermed nella applicazione.
  • Inserire il codice generato dall’applicazione e salvare i codici di riserva.

L’autenticazione a due fattori è così attiva sul tuo account. Esegui il logout e riaccedi a Supermed inserendo: nome utente, password e codice generato dalla applicazione (Google Authenticator e/o Microsoft Authenticator). In caso di indicazione di dispositivo di fiducia potrai accedere a Supermed senza inserire ulteriormente il codice di controllo.

Cosa succede nel caso in cui si perda il dispositivo in cui è installata l’applicazione? 

Perdere il generatore dei codici è un problema che può essere risolto nei seguenti modi:

  • accedendo a Supermed attraverso i dispositivi di fiducia;
  • utilizzando i codici di riserva salvati;
  • contattando l’amministratore di equipe, che è in grado di inviare i codici di riserva al tuo indirizzo email associato.

 

ACCESSO: Consigli utili in caso di impedito accesso a Supermed

I motivi per i quale non si riesce ad accedere a Supermed sono diversi, tra quelli più comuni ricordiamo:

  • Nome utente e password dimenticate.
  • Dati di navigazione con memorizzazione di password in automatico.

Nel primo caso, potrebbe succedere di dimenticare il nome utente o la password per accedere all’account.

Si ricorda che il nome utente può essere inserito sia sotto forma di indirizzo email sia come Cognome.Nome ( Rossi. Mario).

Il nome utente o email può essere recuperata nei seguenti modi:

  1. Accedere a Supermed da un profilo Amministratore d’equipe e verificare l’e-mail associata al nome utente da Impostazioni > Utenti.
  2. Contattare l’assistenza Supermed.

La password invece, può essere recuperata cliccando su Password dimenticata.

Seguire dunque le istruzioni indicate:

  • inserire il nome utente o email;
  • accedere alla casella di posta elettronica e leggere l’email ricevuta da ArzaMed;
  • cliccare sul link di recupero password e inserire la nuova password;

Ricorda che la password deve essere composta da almeno 8 caratteri, una lettera maiuscola e un numero.

Si raccomanda di eseguire la procedura dallo stesso stesso dispositivo per dare continuità all’operazione.

Invece nel secondo caso, potrebbe capitare che inserendo nome utente e password corrette non si riesca ad accedere al proprio account.

In questo caso, si consiglia di eliminare la compilazione automatica ed il suggerimento password nei dati di navigazione del browser.

In che modo? Accedere al proprio browser.

  1. Google Chrome: in alto a destra cliccare sui tre pallini verticali e scegliere Altri strumenti Cancella dati di navigazione > Intervallo di tempo ( indicare l’intervallo desiderato) > Avanzate cliccare su password e altri dati d’accesso e dati della compilazione automatica dei moduli. Nel caso in cui non dovesse essere sufficiente, si consiglia di cliccare sui 3 pallini verticali > Impostazioni > Password > cerca password (cercare https://app.arzamed.com ) > cliccare sui 3 pallini nella riga della ricerca ed eliminare la password in memoria.
  2. Safari: in alto nella barra dei menù cliccare su Cronologia > Cancella cronologia > Intervallo di tempo ( indicare l’intervallo desiderato).> cancella. Nel caso in cui non dovesse essere sufficiente, Safari > Preferenze, fai clic su “Password”. Selezionare https://app.arzamed.com e cliccare su Rimuovi.
  3. Mozilla Firefox: in alto a destra cliccare su Strumenti > Cancella cronologia recente > Intervallo di tempo ( indicare l’intervallo desiderato) > selezionare la casella di controllo Dettagli > Cache e clic sul pulsante Cancella adesso. Nel caso in cui non dovesse essere sufficiente, cliccare sul simbolo dell’ingranaggio (Impostazioni) > Privacy e sicurezza > Accessi e password > Accessi salvati > cercare https://app.arzamed.com ed eliminare la password in memoria.

Una volta compiuta questa azione provare a fare accesso a Supermed. Se non dovesse funzionare eseguire un reset password.

Si ricorda che non è consigliato eseguire più reset password di seguito in breve tempo perché l’account potrebbe bloccarsi temporaneamente.

In caso di problemi persistenti di accesso, si consiglia di contattare l’assistenza da remoto.

TELEFONATE: Gestione delle Telefonate/Compiti

All’interno di Supermed è possibile gestire i Richiami ai pazienti pianificandoli tramite l’inserimento di un compito nei confronti di un utente della propria equipe oppure a se stessi. La funzionalità che gestisce questa procedura si chiama Telefonate

TELEFONATE: Come creare una Telefonata

Per accedere a Telefonate è possibile farlo da Azioni Veloci in alto a destra in tutte le schermate di Supermed, tramite la voce del menù di sinistra Telefonate e poi Nuova Telefonata oppure tramite l’icona apposita nella cartella clinica del paziente. 

 

TELEFONATE: Inserire una nuova Telefonata

Aprendo Nuova Telefonata le informazioni che si posso inserire sono: 

> Paziente: scelgo il paziente di riferimento alla telefonata;

> Assegnata a: scelgo l’operatore che deve compiere il compito;

> Categoria Telefonata: scelgo il motivo della telefonata;

> Note: campo libero per inserire pre e post telefonata informazioni aggiuntive. 

Poi cliccando su Salva concludo l’inserimento. A questo punto nel riquadro Telefonate in Homepage sia per chi ha inserito la telefonata, sia per l’operatore che deve eseguirla comparirà il compito. 

*Opzionale nel momento in cui inserisco la telefonata è l’invio della notifica all’operatore, il quale, se scelta, riceverà un messaggio in cui viene avvertito che gli è stata assegnata una telefonata da eseguire. 

**Opzionale nel momento in cui inserisco la telefonata è possibile aggiungere un Follow up ovvero un’azione successiva alla creazione della telefonata che si attiva in automatico. 

TELEFONATE: Gestione Telefonata

Nel momento in cui la Telefonata viene gestita e presa in carico, l’operatore potrà segnalare la telefonata come conclusa, attivando la spunta nel quadratino di Risolto

Lo stato della Telefonata è possibile visualizzarlo tramite il colore del pallino accanto alla Telefonata sia nella homepage che nella lista Telefonate. Pallino rosso annullato, pallino giallo in attesa e pallino verde risolto. 

Nella schermata di gestione della Telefonata sono visibili anche lo Storico Paziente e lo Storico Terapeutico. In caso sia necessario inserire dati clinici appresi durante la telefonata è sufficiente cliccare su Modifica dati clinici, tasto azzurro in alto a destra. 

Le telefonate saranno visibili anche nel diario clinico del paziente e nello schema di panoramica pazienti, entrambi presenti in cartella clinica. Questo per avere il controllo completo delle attività e del tempo offerto al paziente.

TELEFONATE: Personalizzazione categorie di Telefonata

Per personalizzare le categorie delle Telefonate è sufficiente andare in Impostazioni > Categorie Attività, verificare quelle presenti (di default troviamo Richiesta generale, Richiesta di contatto, Altro) e poi cliccare su Nuova Categoria, scegliere il nome ed assegnarla a Telefonate.

 

RICOVERI: Gestione Ricoveri e Interventi

All’interno di Supermed è possibile gestire gli interventi nei confronti dei pazienti gestendone le diverse fasi: proposta, programmazione, ricovero e intervento. La funzionalità che gestisce questa procedura si chiama Ricoveri.

Nel pagina Ricoveri a cui si accede cliccando sul tasto apposito del menù principale a sinistra, è presente l’elenco di tutti i ricoveri suddivisi per stato. È possibile effettuare delle ricerche specifiche, oltre che per stato grazie ai filtri pre-impostati, legate a: nome paziente, operatore associato, prestazione e contatti.

Inoltre per gestire la programmazione è possibile filtrare anche per: categoria di ricovero, preferenza di periodo, provincia di residenza del paziente. 

RICOVERI: Come creare una proposta di intervento

Per accedere a Ricoveri è possibile farlo da Azioni Veloci in alto a destra in tutte le schermate di Supermed, tramite la voce del menù di sinistra Ricoveri e poi Nuovo Ricovero, tramite l’icona apposita nella cartella clinica del paziente ed in fine da calendario cliccando in +Evento e selezionando la voce ricovero.

Una volta aperta la pagina del ricovero potrete gestire le quattro fasi: PROPOSTA, PROGRAMMAZIONE, RICOVERO e INTERVENTO.

Partiamo dall’inserimento della PROPOSTA.

In questa sezione è possibile indicare le informazioni dedicate alla proposta d’intervento, quelle con l’asterisco sono obbligatorie:

Paziente*: scegliere il paziente a cui proporre l’intervento. Se create un nuovo intervento da cartella clinica questa informazione sarà già inserita.

Categoria*: scegliere a quale categoria appartiene l’intervento. Le categorie si possono personalizzare cliccando in IMPOSTAZIONI > CATEGORIE. Consiglio: la categoria può essere utilizzata anche per segnalare la classe di priorità.

Sede*: scegliere in quale sede verrà eseguito l’intervento. Le sedi abilitate al ricovero si possono creare e modificare cliccando in IMPOSTAZIONI > SEDI.

Preferenze di periodo: si può indicare il mese di preferenza in cui l’intervento dovrebbe essere eseguito.

Prestazione*: indicare quale sarà la presentazione o le prestazioni eseguite durante l’intervento.

Ricovero assegnato a: indicare l’utente che eseguirà l’intervento.

Diagnosi*: indicare la diagnosi del paziente.

Terapia in atto: se presente da cartella clinica verrà visualizzata, altrimenti si può indicare nello spazio adibito.

Condizioni Predisponenti: spazio libero dedicato alle informazioni cliniche.

Complicazioni Maggiormente Frequenti: spazio libero dedicato alle informazioni cliniche.

Lateralità: è possibile indicare il lato in cui intervenire.

Note: spazio libero dedicato alle informazioni cliniche oppure organizzative.

Ricovero proposto da e data inserimento: sono gestiti in automatico, in base a quando viene inserita e da quale utente.

E’ possibile segnalare l’avvenuta firma del consenso informato, cliccando nel quadratino dedicato: Consenso Firmato oppure dalla lista dei ricoveri in corrispondenza di quello da modificare, nel menù Azioni cliccare Firma Consenso.

Al termine dell’inserimento dei dati potete concludere l’azione cliccando sul tasto SALVA a fine pagina.

Per visualizzare la lista con tutte le proposte di intervento potete cliccare dal menù principale su RICOVERI e filtrare la lista cliccando su In Attesa in alto a sinistra.

RICOVERI: Come programmare un intervento

Veniamo ora alla sezione PROGRAMMAZIONE.

Le informazioni legate alla prestazione che verrà eseguita nell’intervento e l’operatore assegnato sono riportare a destra e seguiranno tutte le sezioni del ricovero.

Mentre posso andare ad indicare data e ora dell’intervento e la durata in caso non fosse già impostata in base alla prestazione. Consiglio: se gli interventi hanno una durata fissa o vincolante per la programmazione, si può indicare la tempistica all’interno delle impostazioni della prestazione, cliccando nel menù IMPOSTAZIONI > PRESTAZIONI.

Materiali: spazio disponibile per indicare quali materiali eventualmente saranno necessari all’intervento.

Codice Ricovero: spazio dedicato all’inserimento di riferimenti all’intervento.

In fine, si possono impostare come per gli appuntamenti le notifiche nei confronti del paziente, da inviare tramite sms o email. Per personalizzare le notifiche, IMPOSTAZIONI > NOTIFICHE. Qui la guida sulle notifiche pazienti.

Cliccando su AGGIORNA, le informazioni saranno salvate e l’intervento programmato anche nel calendario.

Per visualizzare la lista con tutti gli interventi programmati cliccare dal menù principale su RICOVERI e filtrare la lista cliccando su Prenotati in altro a sinistra.

> CONFERMA DA PARTE DEL PAZIENTE

Nel caso in cui successivamente alla programmazione, si vuole segnalare la conferma e l’accettazione della data da parte del paziente, il ricovero potrà essere aggiornato allo stato di accettato, cliccando nella lista dei ricoveri nel tasto Azioni, ACCETTA.

Il ricovero verrà spostato nella lista Accettati.

> DISDETTA DA PARTE DEL PAZIENTE

Nel caso in cui invece per una qualche ragione l’intervento non verrà più eseguito, è possibile segnalarlo come disdetto, cliccando nella lista dei ricoveri nel tasto Azioni, DISDICI.

Il ricovero verrà spostato nella lista Disdetti.

ELIMINAZIONE DEL RICOVERO

Per eliminare l’attività di ricovero/intervento dalla cartella clinica del paziente e dal calendario, nella lista dei ricoveri cliccare nel tasto Azioni, RIMUOVI.

RICOVERI: Come gestire le informazioni sul ricovero

La sezione RICOVERO serve per archiviare le informazioni legate alla gestione del ricovero e alle attività eventualmente successive all’intervento.

Medico accettazione: spazio dedicato all’indicazione di chi si occuperà dell’accettazione del paziente;

Esame obiettivo accettazione: spazio dedicato all’indicazione di ulteriori informazioni cliniche;

Numero cartella clinica: spazio dedicato all’indicazioni di riferimenti di cartelle esterne ad ArzaMed;

Codice ICD9: spazio dedicato alla classificazione internazionale di malattie e problemi di salute;

Codice ICD10: spazio dedicato alla classificazione internazionale di malattie e problemi di salute;

Follow Up: a conclusione è possibile automatizzare un’azione successiva da gestire: telefonata, visita o nuovo intervento.

RICOVERI: Come gestire le informazioni cliniche sull'intervento

L’ultima sezione della pagina è INTERVENTO.

Qui sono presenti due spazi Trattamento Complicanze a disposizione del medico per inserire dati clinici sull’intervento e archiviarli in cartella clinica.
 
Per terminare le attività sul ricovero, si può cliccare su CONCLUSO in basso nella pagina in corrispondenza degli stati.

METODI PAGAMENTO: Inserire correttamente i Pagamenti

Dal 1° gennaio 2020 per la trasmissione dei dati delle spese sanitarie sostenute dai consumatori è previsto l’obbligo della tracciabilità del metodo di pagamento al fine della detrazione fiscale.

Per allineare i metodi di pagamento con quelli previsti per l’invio dei dati sanitari al Sistema di Tessera Sanitaria è necessario aggiornare da Impostazioni i Pagamenti in Supermed al fine di non avere errori durante l’invio. 

In questa sezione è possibile aggiungere una nuova metodologia di pagamento oppure modificare una metodologia di pagamento già presente in elenco.

Se si desidera aggiungere un nuovo pagamento cliccare sul tasto azzurro +Nuovo Tipo di pagamento, mentre se si vuole modificare un tipo di pagamento già presente in elenco cliccare sui tasti azione in relazione a quello desiderato e scegliere Modifica.

METODI PAGAMENTO: Cosa cambia in fattura

In seguito all’obbligo di indicare la tipologia di pagamento in fattura è campo obbligatorio il Tipo di Pagamento.

Per cui, quando si emette fattura è necessario indicare il Tipo di Pagamento dall’elenco dei pagamenti disponibili (appaiono solo quelli inseriti precedentemente da Impostazioni).

Il campo Modalità pagamento associata si modifica automaticamente in base all’associazione del Tipo pagamento; è necessario compilare correttamente i dati dei pagamenti in Impostazioni precedentemente.

Invece, la voce Pagamento tracciato si o no specifica se il pagamento scelto è un pagamento tracciato oppure no.

Compilata la fattura e scelta la Modalità pagamento associata salvare cliccando su Salva. La fattura è stata così generata correttamente e pronta per l’invio al Sistema di Tessera Sanitaria.

NOTIFICHE PAZIENTI: Comunicare con i pazienti con Supermed

Con Supermed è possibile comunicare con i pazienti grazie all’invio di E-mail ed SMS personalizzati, in modo automatico.

Le notifiche di Supermed non sono pensate per l’invio massivo di e-mail ed SMS, tutte le comunicazioni sono correlate a delle “azioni” programmate.

Ad esempio, non è possibile inviare un SMS o email di auguri a tutti i pazienti in archivio, ma è possibile inviare notifiche automatiche a tutti coloro che devono fare o hanno fatto una visita o un intervento.

NOTIFICHE PAZIENTI: Come creare una notifica

Per gestire e creare nuove notifiche per i pazienti accedere da Impostazioni a Notifiche.

Per la creazione di una nuova notifica cliccare dunque su + Nuova notifica, tasto azzurro e completare la compilazione della stessa.

Per prima cosa indicare il Titolo della notifica, i giorni ( quando inviare la notifica), il riferimento ( la condizione per l’invio), l’associazione (l’azione per cui è disponibile la notifica) e Imposta notifica predefinita ( se si desidera rendere disponibile a inizio elenco questa notifica).

Aggiungere il testo della notifica nello spazio disponibile come SMS ed E-mail.

Scrivere dunque, il testo nello spazio disponibile. Si ricorda che per la creazione del testo degli SMS sono disponibili 160 caratteri cadauno.

Per la creazione di personalizzazioni  degli automatismi è possibile avvalersi delle seguenti variabili:

  • Per gli SMS: variabili attività (data e ora attività)
  • Per l’E-mail : variabili attività, variabili paziente, data e ora.

In conclusione, decidere se salvare, Salva,  o annullare, Annulla,  la notifica creata.

La notifica salvata sarà dunque disponibile nell’elenco delle Notifiche, le azioni che si posso svolgere sono le seguenti:

  • Modifica, per apportare modifiche; 
  • Disabilita, per non renderla disponibile nell’elenco della scelta;
  • Elimina, per eliminarla definitivamente.

NOTIFICHE PAZIENTI: Come inviare una notifica

Le notifiche inserite sono disponibili per l’invio SMS ed E-mail  nella scheda visita e in quella degli interventi in base all’associazione scelta durante la creazione.

Prima di procedere con l’invio assicurarsi che siano presenti in Anagrafica Paziente i contatti.

Per inviare la notifica,  accedere dunque alla pianificazione della Visita o all’Intervento e cliccare su Aggiungi Notifica E-mail ed SMS.

Scegliere dunque una delle notifiche in elenco ed il contatto a cui inviare la notifica.

Per programmare altre notifiche cliccare sul tasto azzurro + Aggiungi.

Il paziente riceverà la notifica nei tempi indicati al momento della creazione della stessa.

NOTIFICHE PAZIENTI: Come attivare e ricaricare il pacchetto SMS

Per attivare il servizio SMS accedere ad Impostazioni > Notifiche ed Attiva Servizio SMS.

Indicare il nome Mittente SMS ( massimo 11 caratteri) il quale verrà registrato al garante della privacy ed in seguito non potrà essere modificato.

Registrato ed attivato il servizio procedere con l’acquisto della ricarica.

Indicare l’indirizzo di posta elettronica sul quale si desidera ricevere la ricevuta, scegliere il taglio della ricarica, inviare la richiesta.

Riceverai una e-mail con le indicazioni per  effettuare il pagamento.

A pagamento avvenuto gli SMS sono  disponibili. Il consumo è indicato alla voce SMS Disponibili.

EMAIL NOTIFICHE: Impostazioni Server Smtp

Supermed permette inviare email ai pazienti e contatti in cc e ccn. Se non personalizza la modalità di invio, il mittente dei messaggi sarà ArzaMed (service@arzamed.com) mentre se personalizzata le email in uscita dalla tua equipe avranno un mittente personalizzato che potrai impostare.

 Come modificare le impostazioni del server di posta in uscita con un’email personalizzata? 

Per accedere alla funzione delle impostazioni server smtp cliccare su Impostazioni , poi Server di posta.

Il Server Smtp è un protocollo standard per inviare email, attraverso il quale è possibile inviare messaggi ai pazienti.

Per impostare l’email dell’equipe scegliere dunque una delle tre opzioni disponibili in base alle sue caratteristiche:

  • Usa impostazioni predefinite, se si desidera inviare l’email da quella default (service@arzamed.com);
  • Usa configurazione manuale, per impostare le caratteristiche del server della tua email;
  • Gmail, nel caso l’indirizzo che vuoi impostare utilizzi il server di Gmail.

EMAIL NOTIFICHE: Configurazione manuale

Per configurare gli indirizzi email non Gmail flaggare Usa configurazione manuale. Compilare dunque, tutti i campi richiesti: 

  • Indirizzo E-mail, indicare quello che si desidera configurare;
  • Nome mittente, indicare il nome mittente che si desidera utilizzare;
  • Sicurezza, scegliere i protocolli crittografici di presentazione ( tls, ssl, none);
  • Server SMTP e Porta, indicare quelli associati all’indirizzo email;
  • Nome utente, è l’email da impostare;
  • Password, dell’indirizzo email.

Proseguire dunque, con Verifica e salva per salvare.

Da ora è possibile inviare email con ArzaMed con l’indirizzo impostato in sostituzione a quello di default.

Consigli 

I dati relativi all’indirizzo email sono reperibili dalle impostazioni dell’indirizzo di posta elettronica e/o nella pagina di informazioni del dominio del provider.

Qui un elenco di alcuni:

Aruba

Alice/ Tim

Microsoft / Outlook

Yahoo

Libero

EMAIL NOTIFICHE: Configurazione Gmail

Per configurare un indirizzo  di posta Gmail flaggare il campo Gmail e confermare con il tasto rosso di Google.

Scegliere dunque, l’account che si desidera configurare e attendere qualche secondo.

Da ora è possibile inviare email da ArzaMed con l’indirizzo Gmail impostato in sostituzione a quello di default.

STAMPE: Creare un documento con Supermed

All’interno di ogni equipe di Supermed si possono generare dei documenti per esportare in formato pdf o cartaceo informazioni anagrafiche e cliniche che si trovano all’interno delle cartelle dei pazienti. 

Prima di poter generare questi documenti è necessario creare una lista di modelli precostruiti all’interno dell’equipe. I quali si auto compileranno con i dati richiesti del paziente nel momento in cui si crea la stampa. 

Con il termine Stampe, quindi si intendono tutti i documenti generati all’interno di Supermed (Impostazioni > Stampe) che possono essere personalizzati con titoli, testi predefiniti e informazioni relative alle variabili paziente, visita, intervento e telefonata.

Ad esempio è possibile generare stampe quali: informativa privacyconsenso al trattamentorelazione visitacartella clinica, certificati e referti direttamente da Supermed.

Il layout e la struttura del pdf stampa della fattura non è modificabile, ad esclusione dell’intestazione e del piè di pagina che si possono personalizzare.

STAMPE: Come creare un modello di Stampa

Per creare un modello di stampa assicurati di essere un utente Amministratore e di avere accesso alle Impostazioni. Quindi accedi alle Impostazioni, clicca su Stampe e premi sul tasto azzurro + Nuova Stampa.

ArzaMed a questo punto richiede di indicare l’associazione della stampa, ovvero quale tipologia di informazioni inserire nella stampa; tra:

  • valore paziente: informazioni presenti nell’anagrafica paziente e in cartella clinica.
  • valore  visita: informazioni presenti nella scheda appuntamento;
  • valore intervento: informazioni presenti negli interventi;
  • valore telefonata: informazioni presenti in telefonate.

Per cui in base all’associazione della stampa nel nuovo documento si possono personalizzare diverse tipologie di dati.

Il primo passo è quello di scegliere un TITOLO da associare alla stampa ed indicare chi può utilizzare e vedere la stampa. 

L’accesso alla stampa può essere concesso a: ChiunqueChi accede ai dati anagrafici o Chi accede ai dati clinici. Questa indicazione permette la visibilità della stampa limitata alla tipologia dell’utente.

Proseguire poi con la compilazione del documento. La barra degli strumenti consente di personalizzare il layout e lo stile del documento. Il testo della stampa può essere scritto direttamente nel riquadro dedicato o copiato ed incollato da un altro file.

Le opzioni di Stampa sono invece:

  • Stampa sempre ogni riga del referto
  • Escludi dalla stampa le righe con tutti i campi senza valore
  • Escludi dalla stampa le righe con almeno un campo senza valore

Esse indicano cosa far apparire di default nella generazione del documento in base alla presenza o assenza di informazione nel contenuto.

Cliccare dunque sul tasto verde Salva per salvare oppure quello arancio per Non salvare la generazione del modello di Stampa.

Il modello di Stampa sarà sempre disponibile nell’elenco dei documenti generati e grazie al Tasto azioni si potrà decidere se compiere le seguenti azioni: ModificaEliminaAnteprima (permette di visualizzare come verrà generata la stampa a livello di layout).

 

STAMPE: Come creare una Stampa con associazione valori Paziente

La Stampa con Associazione Paziente consente di creare documenti contenenti le informazioni relative a dati anagrafici e clinici del paziente.

Le informazioni da personalizzare devono essere inserite attraverso le variabili, come indicato dall’immagine seguente.

Ad esempio se nel testo desidero indicare il nome del paziente inserirò nel corpo della stampa la variabile “nome” selezionandolo dal menù a tendina variabili paziente. In questa maniera nel corpo della stampa comparirà {{paziente_nome}} nel punto indicato dal cursore.

Per inserire informazioni relative all’operatore ( ad es. nome operatore, etc. ) scegliere la variabile da Operatore Attivo.

Invece, per aggiungere le informazioni riguardo data ed ora cliccare il simbolo dell’orologio.

Per utilizzare questa tipologia di stampa sarà possibile richiamarla dall’elenco a livello paziente nella cartella clinica o nella lista pazienti.

Suggerimenti

Questa tipologia di stampa è adatta per la creazione di alcuni documenti come: informativa privacyinformativa di carattere generaleconsenso al trattamento dei datistampa della cartella clinica.

STAMPE: Come creare una Stampa con associazione valore Visita

La Stampa con associazione valore Visita permette la creazioni di modelli di documenti contenenti informazioni cliniche, anagrafiche del paziente e relative alla visita.

Le informazioni da personalizzare devono essere inserite attraverso le variabili, come indicato dalla prossima figura.

Ad esempio, se desidero inserire il contenuto della descrizione della visita e la data della prestazione le inserirò da variabili visita.

Le variabili visita sono le seguenti: sintomi, diagnosi, descrizione visita, farmaci prescritti, sede, comune sede, prezzo prestazioni, preparazione, prestazioni, ora e data attività, data prenotazione, operatore inseritore e associato

Per inserire informazioni relative all’operatore ( ad es. nome operatore, etc. ) scegliere la variabile da Operatore Attivo.

Invece, per aggiungere le informazioni riguardo data ed ora cliccare il simbolo dell’orologio.

È possibile usufruire della Stampa da cartella clinicalista visitescheda visita per la generazione del documento.

Suggerimenti

Questa tipologia di stampa è adatta per la creazione di alcuni documenti come: refertirelazionirichieste di intervento e certificati.

STAMPE: Come creare una Stampa con associazione valore Ricovero

La Stampa con associazione valore Ricovero permette la creazioni di modelli di documenti contenenti informazioni cliniche, anagrafiche del paziente e relative all’intervento.

Le informazioni da personalizzare devono essere inserite attraverso le variabili, come indicato nella prossima immagine.

Ad esempio se desidero inserire la preparazione dell’intervento inserirò nel corpo della stampa la variabile “preparazione intervento” selezionandolo dal menù a tendina variabili intervento. In questa maniera nel corpo della stampa comparirà {{attivita_preparazione}}  nel punto indicato dal cursore.

Le variabili intervento sono le seguenti: operatore associatooperatore inseritoredata prenotazionedata attivitàora attivitàprestazionepreparazioneprezzo prestazionecomune sedesedefarmaci prescritti, notecomplicanzecartella clinicadiagnosi e data dimissioni.

Per inserire informazioni relative all’operatore ( ad es. nome operatore, etc. ) scegliere la variabile da Operatore Attivo.

Invece, per aggiungere le informazioni riguardo data ed ora cliccare il simbolo dell’orologio.

E’ possibile usufruire del documento dalla scheda dedicata alla programmazione dell’intervento cliccando sul tasto Stampa.

Suggerimenti

Questa tipologia di stampa è adatta per la creazione di alcuni documenti come: promemoria interventolettera dimissioni ricoveroesito interventorelazioni.

STAMPE: Come creare una Stampa con associazione valore Telefonata

La Stampa con associazione valore Telefonata permette la creazione di documenti contenenti informazioni cliniche, anagrafiche del paziente e relative al contenuto delle telefonate.

Le informazioni da personalizzare devono essere inserite attraverso le variabili, come indicato nella prossima immagine.

Ad esempio se desidero inserire i farmaci prescritti inserirò nel corpo della stampa la variabile “farmaci prescritti” selezionandolo dal menù a tendina variabili telefonata. In questa maniera nel corpo della stampa comparirà {{attivita_prescrizioni}}  nel punto indicato dal cursore.

Suggerimenti

Questa tipologia di stampa è adatta per la creazione di tutti quei documenti che devono riportare le informazioni relative all’esito di una telefonata come le prestazioni per telefonata.

STAMPE: Come personalizzare intestazione e piè di pagina

Le Stampe in Supermed possono essere personalizzate anche per quanto riguarda l’intestazione ed il piè di pagina inserendo informazioni e loghi personali.

Per apportare queste modifiche cliccare su Impostazioni > Personalizzazioni scorrendo fino a Layout documenti

Se si desidera personalizzare l’intestazione e il piè di pagina per le fatture e per i referti compilare entrambe le sezioni dedicate.

Cliccare su Usa intestazione personalizzata per referti o fatture per personalizzare l’intestazione e Usa piè di pagina personalizzato per referti e/o fatture per il piè di pagina.

Scrivere il contenuto all’interno dello spazio dedicato e inserire eventuale logo personale.

Le immagini più grandi di 850×240 pixel verranno automaticamente ridimensionate, e possono essere inserite nell’area di testo semplicemente trascinandole.

STAMPE: Come usare i tasti azione nelle Stampe

Quando si genera una Stampa è possibile compiere diverse azioni grazie agli strumenti disponibili nella parte superiore.

Si possono compiere le seguenti azioni: 

  • Modifica: consente di modificare i dati del documento, in base all’associazione della stampa, all’interno dell’anagrafica paziente, della scheda visita, dell’elenco telefonate e dell’intervento, della fattura e della scheda intervento;
  • Apri PDF: apre il documento in PDF nel browser di navigazione;
  • Salva PDF: salva il documento in formato PDF sul dispositivo;
  • Stampa: invia in stampa il documento;
  • Firma Beta: permette di firmare il documento con la firma grafometrica. Per comprendere come firmare i documenti digitalmente o installare Grafo Sign (firma grafometrica) ti invitiamo a leggere la guida dedicata;
  • Invia per Email: invia il documento all’indirizzo email collegato ed inserito nell’anagrafica del paziente. Il documento inviato può essere protetto da password, questa è comunicata in automatico in una seconda email;
  • Torna a : questo tasto permette di tornare indietro alla schermata precedente (cartella clinica, visita, attività).

SISTEMA TS: Ottenere le credenziali di accesso al Sistema TS

Per prima cosa, è necessario richiedere le credenziali di accesso al Sistema TS, a meno di non esserne già in possesso. Le credenziali possono essere ottenute in due modi:

  • sul sito www.sistemats.it. Le credenziali saranno poi inviate all’indirizzo PEC (Posta Elettronica Certificata) indicato. Quindi, nel caso in cui non si abbia un indirizzo PEC, bisogna richiedere le credenziali in altro modo;
  • presso la competente sede provinciale dell’Ordine di appartenenza.

Dopo aver ottenuto le credenziali di accesso, si può accedere all’area riservata del sito www.sistemats.it, cliccando in alto a destra su “Accesso con Credenziali”.

Qui si potrà prendere possesso delle informazioni necessarie all’invio tramite Supermed.

Se si tratta di una persona fisica (Medico/Odontoiatra, Psicologo, Infermiere, Ostetrico/a, Tecnico Radiologo, Veterinario) sono necessarie le seguenti informazioni:

  • Username: utilizzato per accedere alla area personale in www.sistemats.it
  • Password: utilizzata per accedere alla area personale in www.sistemats.it
  • Pincode: viene comunicato all’interno dell’area personale in www.sistemats.it
  • Codice Fiscale: impostato con il codice fiscale del soggetto che ha ricevuto le credenziali (titolare o legale rappresentante in caso di struttura).
  • Partita IVA

Se si tratta di strutture autorizzate ai sensi all’art. 8-ter del D. Lgs. 502/1992, soggetti di cui all’art. 70, comma 2 del D. Lgs. 193/2006, parafarmacie e ottici, devono essere inserire anche le informazioni legate al CODICE PROPRIETARIO, reperibile accedendo alla sua Area Riservata di www.sistemats.it , e selezionando il link “Profilo utente” e poi “Stampa pincode”.

Il pincode permetterà di accedere al CODICE PROPRIETARIO.

Esempio di CODICE PROPRIETARIO: xxx-yyy-zzzzzz

  • Codice Asl: xxx
  • Codice Regione: yyy
  • Codice SSA: zzzzzzz

SISTEMA TS: Invio spese sanitarie da Supermed

Accedere a Supermed da un utente con profilo di amministratore e cliccare su IMPOSTAZIONI poi TESSERA SANITARIA, ultimo tasto in basso. Nella pagina compariranno due colonne:

  • INVII EFFETTUATI indicherà le informazioni degli invii precedenti;
  • NUOVO INVIO questa è la colonna di riferimento.

La prima informazione richiesta è il periodo di riferimento delle prestazioni, quindi inserire data inizio e data fine invio legate al periodo in cui ArzaMed effettuerà la ricerca delle prestazioni. Poi cliccate sul tasto Verifica Fatture.

Nel RIEPILOGO Supermed ricercherà tutte le fatture emesse che non hanno l’opposizione indicata suddividendole tra numero di documenti corretti in verde* e numero di documenti da correggere in arancio.

*Se si vuole verificare maggiormente, il tasto blu accanto al numero verde, porta ad una pagina in cui sono riportare tutte le fatture che verranno inviate.

Mentre nella parte bassa della pagina troviamo ad elenco tutti i Documenti non comunicati al sistema di Tessera Sanitaria perché riportano degli errori. Per correggere gli errori indicati nella colonna ERRORE sarà sufficiente cliccare su MODIFICA e correggerli, poi effettuare nuovamente il processo di invio.

Per terminare il processo cliccare su PROCEDI CON L’INVIO.

Se è la prima volta che si effettua l’invio, nella pagina che si aprirà, verranno richiesti i dati di cui abbiamo parlato al punto uno, altrimenti saranno già compilati, in questo caso si potrà cliccare su INVIA DATI.

Al termine dell’operazione si riceverà la ricevuta di corretto invio. Se non ci sono errori, il Sistema TS gira i dati all’Agenzia delle Entrate, che userà questi dati per il 730 precompilato del paziente. Nel caso in cui invece ci siano errori, il Sistema TS invia un file con l’evidenziazione degli errori riscontrati. Qui la tabella con i codici.

EXPORT: Scarica e analizza i dati

Per accedere alla sezione dedicata agli Export scegli Impostazioni in alto a destro sotto in tuo nome utente e clicca sul tasto Export.

Clicca dunque, sulla barra sottostante “Seleziona il tipo di ricerca da eseguire” per scegliere l’export da eseguire.

Infine, scegli il formato del documento e clicca sul tasto blu “Scaricare file” per il download sul dispositivo.

EXPORT: Pazienti

L’export pazienti permette di avere una lista completa dei pazienti registrati in Supermed e ricavare dati di tipo anagrafico, l’operatore associato e i contatti. In dettaglio, il documento fornisce le seguenti informazioni:

  • Nome e cognome paziente;
  • Autorizzazione dei dati personali;
  • Indirizzo, Comune, CAP, Provincia, Regione e Nazione;
  • Tessera sanitaria;
  • Codice Fiscale;
  • Partita Iva;
  • Data, Luogo, Provincia, Regione e Nazione di nascita;
  • Genere;
  • Medico di base, segnalazione da parte di;
  • Assicurazione;
  • Azienda;
  • Mail Pec;
  • Codice Destinatario;
  • Contatti.

Per scaricare l’Export indicare il formato del file desiderato (xls o csv) e cliccare sul tasto blu “Scaricare file” per il download sul dispositivo.

EXPORT: Aziende

L’export aziende  permette di avere una lista completa delle aziende registrate in Supermed e ricavare tutti i dati relativi. In dettaglio, il documento fornisce le seguenti informazioni:

  • Nome;
  • Ragione sociale;
  • Referente;
  • Tipo azienda;
  • Indirizzo;
  • Comune, Cap, Provincia, Regione, Nazione;
  • Codice fiscale;
  • P.iva;
  • Codice Destinatario;
  • Pec;
  • Contatti.

Il documento può essere generato nei formati xls e csv cliccando sui tasti presenti. Per scaricare il file sul dispositivo cliccare sul tasto blu “Scaricare file”.

EXPORT: Fatture

L’export fatture è utile per il calcolo contabile ed amministrativo. Viene strutturato in base alla data di emissione della fattura. Prima di tutto scegli quale tipologia di file ottenere in base all’analisi dei documenti che vuoi svolgere tra:

  • fatture e note di credito;
  • tutti i documenti contabili ( fattura, nota di credito, ricevuta, pro-forma).

Si può scegliere inoltre, selezionando fatture elettroniche, di prendere in analisi solo quella tipologia di fattura escludendo quelle digitali.

Indica l’arco temporale per determinare il periodo con data di inizio e data di fine delle fatture che desideri scaricare.

Entrambi i file forniscono i dati strutturati nelle seguenti colonne:

  • Data di emissione documento contabile;
  • Pagata (data di pagamento e stato di pagamento);
  • Documento ( fattura, nota di credito, ricevuta, pro-forma);
  • Numero e Sezionale;
  • Cliente (paziente o azienda, fa riferimento al destinatario della fattura);
  • Sede del destinatario della fattura ( indirizzo, città, CF, P.Iva);
  • Onorario, Sconto, Totale Rivalsa, Imponibile, Iva, Totale Ritenuta, Marca da Bollo, Importo Totale;
  • Annullata (verrà segnalato la data dell’annullamento che certifica che la fattura è stata annullata)
  • Fattura associata; (solo in caso di Nota di credito verrà indicata la fattura annullata associata)
  • Incassi suddivisi per modalità di pagamento (variabile in base alle modalità di pagamento inserite dall’utente).

Tali dati, importi, vengono sommati fornendo un quadro complessivo del totale e del totale pagato.

L’export può essere eseguito nei formati csv, xls, xlm (file universalmente leggibile dai programmi per fatturazione elettronica) e formato per programma commercialista.

NOVITÀ > Export Fatture in formato pdf

E’ possibile esportare le fatture in formato pdf in maniera aggregata. Selezionando pdf nella scelta del formato. L’esportazione richiedere alcune ore in base alla mole dei dati. Il file di archivio verrà inviato all’indirizzo email dell’account che l’ha richiesto e potrà essere aperto solo con la password generata al momento della richiesta, che è bene salvare per non dimenticare.

> SPUNTI UTILI

Solitamente questo tipo di export viene utilizzato per: 

  • controllo degli incassi;
  • invio al commercialista della contabilità attiva;
  • conteggio manuale delle marca da bollo;
  • analisi di fatturato.

EXPORT: Acquisti

L’export acquisti consente di avere un riepilogo dei dati relativi alle fatture di acquisto in un arco temporale preciso.

Da “Seleziona il tipo di ricerca da eseguire” indica “Export Acquisti” e la data di inizio e data di fine del periodo di interesse.

Infine, scegli il formato del documento (xls, cvs e xml) e scarica il file per consultare e modificare.

Le informazioni relative all’Export Acquisti sono le seguenti:

  • Ragione Sociale;
  • Categoria;
  • Centro di costo;
  • Data;
  • Numero;
  • Valuta;
  • Tasso di cambio;
  • Descrizione;
  • Marca da bollo;
  • Imponibile;
  • Iva totale;
  • Ritenuta d’acconto;
  • Importo.
> SPUNTI UTILI

Solitamente questo tipo di export viene utilizzato per: 

  • controllo degli acquisti;
  • invio al commercialista della contabilità passiva;
  • analisi di spese.

EXPORT: Prestazioni effettuate

L’export prestazioni effettuate consente di avere un riepilogo dei dati relativi alle prestazioni effettuate, quindi pianificate ed inserite in calendario. 

E’ possibile eseguire un export delle prestazioni secondo i seguenti filtri: 

  • Utente: prestazioni associate all’utente indicato;
  • Paziente: prestazioni associate al paziente indicato;
  • Sede: prestazione associate alla sede indicata.

Il documento è generato in base al “Tipo di prestazione”: 

  • in attività: si intendono le prestazioni presenti in calendario;
  • in fatture: si intendono le prestazioni inserite in fatture;
  • in attività e fatture: si intendono le prestazioni fatturate o non. 

Indica dunque il periodo temporale d’interesse con data di inizio e data di fine e scegli il formato per scaricare l’export.

Il file generato è strutturato seguendo rispetto le seguenti colonne:

  • Tipo di attività;
  • Data;
  • Data intervento;
  • Data dimissioni, concluse;
  • Sede, ambulatorio;
  • Paziente/destinatario;
  • Provincia paziente, regione paziente;
  • Prestazione;
  • Categoria prestazione, codice prestazione;
  • Inserita/proposta da, eseguita da/assegnata da, qualifica operatore;
  • Diagnosi;
  • Imponibile;
  • Quota sede, segreteria, operatore; 
  • Iva, importo;
  • Numero fattura, sezionale;
  • Fattura emessa il, anno fattura;
  • Pagata il, annullata.

Il documento genera in base agli importi associati il Totale ed il Totale pagate.

> SPUNTI UTILI

Solitamente questo tipo di export viene utilizzato per: 

  • controllo e gestione compensi medici (onorari);
  • analisi prestazioni per paziente.

EXPORT: Attività

L’export attività consente di avere un riepilogo dei dati relativi alle attività svolte: visite, telefonate ed interventi.

E’ possibile eseguire un export delle attività secondo i seguenti filtri: 

  • Utente: attività associate all’utente indicato;
  • Sede: attività associate alla sede indicata.

Scegli dunque il periodo temporale d’interesse con data di inizio e data di fine e indica il formato in cui desideri scaricare l’export.

Il file generato è strutturato rispetto le seguenti colonne:

  • Categoria;
  • Paziente;
  • Inserito/Proposto da;
  • Data inserimento;
  • Tipo attività;
  • Operatore;
  • Sede;
  • Ambulatorio;
  • Data;
  • Durata;
  • Data;
  • Conclusione;
  • Consenso; 
  • Paziente presentato;
  • Annullato;
  • Codice ICD9;
  • Note attività;
  • Diagnosi;
  • Esame obiettivo;
  • Ricovero accettato;
  • Codice ricovero;
  • Cartella clinica;
  • Compilazione ricovero;
  • Prestazioni
> SPUNTI UTILI

Solitamente l’ export attività viene utilizzato per: 

  • analisi attività per operatore

UTENTI: Come gestire gli Utenti in Supermed

Ogni equipe ha un numero variabile di utenti in base alla licenza e all’organizzazione della realtà interessata. Ma quali sono le tipologie di utenti attivabili nell’equipe?

In Supermed è possibile attivare due tipi di utenti in base alla tipologia di accesso e uso del software. 

Per scegliere la tipologia dell’utente si deve tenere in chiaro qual è la funzione dell’utente e quali sono le attività che dovrà svolgere con Supermed.

Le tipologie di utenti sono le seguenti:

  • Operatore: sono coloro che accedono al software con nome utente e password compiono delle azioni all’interno del software. Possono gestire dati clinici, anagrafici e amministrativi, ecc. E’ possibile profilare gli operatori in base alla visione dei dati (clinici e anagrafici) e alle attività che può eseguire o vedere.
  • Guest: sono coloro a cui si imputano delle attività nel software, comunemente indicati come risorse del calendario. Possono possedere un nome utente e una password per accedere solo ed esclusivamente per visualizzare i propri appuntamenti in agenda, oppure non accedere al software, ma essere utilizzati per la gestione delle attività. 

Per consultare il proprio profilo e/o modificare informazioni accedere ad Account, in alto a destra cliccando sulla freccia in basso al proprio nome utente. Nel caso sia bloccata questa opzione è necessario fare riferimento ad un utente Admin della propria equipe abilitato ad Aggiungere Utenti.

Nell’anagrafica utente sono presenti tutte le informazioni relative all’account: indirizzo email associato (ricordo che corrisponde al nome utente per accedere alla piattaforma),  informazioni aggiuntive e il profilo. In base al profilo (Admin, Office, Doctor e Nurse) si possono o meno compiere delle modifiche, attivare i moduli e rendere visibile il proprio nome in calendario e appuntamenti.

Per eseguire delle modifiche ai dati presenti sostituire le informazioni nei campi e poi cliccare sul tasto Aggiorna.

Nel caso in cui si volesse modificare l’email di accesso al proprio account, eseguire la modifica e cliccare su Reimposta la password ed invia nuovamente email di notifica.

Sulla casella di posta del nuovo indirizzo email si riceverà un’email per la reimpostazione della password.

Per sapere invece, come creare, bloccare, disattivare un utente si rimanda ai paragrafi sottostanti.

UTENTI: Creare un nuovo utente

Per creare un nuovo utente è necessario essere un utente con profilo Admin abilitato ad Aggiungere utenti.

Per aggiungere un utente eseguire le seguenti azioni:

  1. Accedere a Impostazioni
  2. Cliccare su Utenti
  3. Proseguire scegliendo se attivare un +Nuovo operatore o +Nuovo Guest

In caso di attivazione di Nuovo Operatore cliccare sul tasto azzurro e proseguire con l’inserimento dei dati.

I dati obbligatori sono sempre contrassegnati con un asterisco rosso: email, nome, cognome, telefono e ruoli.

Si ricorda che per l’attivazione di un utente è necessario associare una email univoca, ovvero due utenti, con nome e cognome diversi non possono usare la stessa email per accedere.

Confermare l’attivazione dell’utente cliccando sul tasto:

  • Salva e invia email di notifica: il nuovo utente riceverà un’email per completare l’attivazione dell’account
  • Salva, non inviare email di notifica: se si desidera completare l’attivazione in un secondo momento.
  • Annulla: per annullare la creazione dell’account.

Mentre, per l’attivazione di un Guest dottore cliccare sul tasto azzurro + Nuovo Guest e scegliere Guest Dottore.

Prima di compilare i campi decidere se si vuole concedere all’utente Guest dottore la possibilità di vedere il calendario e le visite oppure utilizzarlo solo come risorsa per imputare delle attività.

Nel primo caso utilizzare un indirizzo email reale, mentre nel secondo usarne uno fittizio ( ad esempio nomedottore@nomestudio.com).

Procedere dunque con la compilazione dei dati obbligatori, sono sempre contrassegnati con un asterisco rosso.

Infine confermare l’attivazione dell’utente cliccando sul tasto:

  • Salva e invia email di notifica: il nuovo utente riceverà un’email per completare l’attivazione dell’account e accedere ad ArzaMed;
  • Salva, non inviare email di notifica: se si desidera completare l’attivazione in un secondo momento;
  • Annulla: per annullare la creazione dell’account.

UTENTI: Profilazione degli Utenti

Quando si crea un nuovo operatore è possibile scegliere tra i seguenti profili con le seguenti mansioni :

  • Admin: accesso al software, accedere a tutte le sedi dell’equipe, interagire con tutti i membri dell’equipe, gestire tutti i pazienti, vedere i dati anagrafici del paziente, modificare i dati anagrafici del paziente, vedere i dati clinici del paziente, modificare i dati clinici del paziente, vedere la programmazione delle visite, modificare la programmazione delle visite, vedere la programmazione degli interventi, modificare la programmazione degli interventi, gestire la disponibilità di tutti gli utenti, vedere le fatture, inserire e modificare le fatture, gestire gli acquisti, aggiungere link utili e novità,aggiungere stampe e aggiungere utenti.
  • Doctor: accedere a tutte le sedi, interagire con tutti i membri dell’equipe, gestire tutti i pazienti, vedere i dati anagrafici del paziente, modificare i dati anagrafici del paziente, vedere i dati clinici del paziente, modificare i dati clinici del paziente,vedere la programmazione delle visite, modificare la programmazione delle visite, vedere la programmazione degli interventi.
  • Office: accedere a tutte le sedi dell’equipe, interagire con tutti i membri dell’equipe, gestire tutti i pazienti, vedere i dati anagrafici del paziente, modificare i dati anagrafici del paziente, vedere la programmazione delle visite, modificare la programmazione delle visite, vedere la programmazione degli interventi, modificare la programmazione degli interventi, gestire la disponibilità di tutti gli utenti, vedere le fatture, inserire e modificare le fatture, aggiungere link utili.
  • Nurse: accedere a tutte le sedi dell’equipe, interagire con tutti i membri dell’equipe, gestire tutti i pazienti, vedere i dati anagrafici del paziente, vedere i dati clinici del paziente, vedere la programmazione delle visite, vedere la programmazione degli interventi.

Per limitare maggiormente i ruoli è necessario eseguire la limitazione in modo gerarchico. Ad Esempio, per eliminare l’accesso alle anagrafiche prima “modificare i dati anagrafici del paziente” e poi “visualizzare i dati anagrafici del paziente”.

Ogni profilo può essere modificato anche successivamente alla creazione dagli utenti autorizzati ad aggiungere utenti.

UTENTI: Cambiare nome utente o mail, sostituire o bloccare un Utente

Quando si decide di eseguire delle modifiche agli utenti in seguito a un nuovo dipendente o dottore è necessario fare molta attenzione.

Di norma la prassi quando si deve sostituire un utente con un nuovo è la seguente:

  1. Bloccare l’utente da rendere inattivo.
  2. Creare un nuovo utente.

Questo permette di evitare di sovrapporre o imputare azioni scorrettamente.

Per cui mettiamo il caso che Mario Rossi non lavorerà più per lo studio e si deve abilitare Maria Verdi ad accedere.

L’utente amministratore (colui che è abilitato ad aggiungere utenti) deve:

  1. Accedere ad Impostazioni > Utenti
  2. In relazione a Mario Rossi cliccare sul tasto azioni e scegliere Blocca.
  3. Proseguire con la creazione del nuovo utente Maria Verdi.

In questo modo abbiamo sostituito un utente con un altro senza andare a modificare e incorrere in errori di imputazione delle attività.

Se invece l’utente Mario Rossi deve solo modificare l’email usata per fare accesso potrà modificarla all’interno del proprio profilo e convalidare cliccando su Reimposta la password ed invia nuovamente mail di notifica attivazione.

Cosa non fare:

  • Non modificare nome e cognome per sostituire utenti: tutte le imputazioni passate di quell’utente avranno il nome e cognome inserito per ultimo.
  • Non utilizzare la stessa email di accesso per utenti differenti.

UTENTE: Limitazione Utenti

Ad ogni utente è concesso eseguire azioni e visualizzare dati in base al Ruolo. Oltre alle macro categorie è possibile gestire o limitarne alcune specifiche tramite IMPOSTAZIONI > PERSONALIZZAZIONI:

  • Stampe: è possibile scegliere chi può visualizzare quel modello stampa per la generazione del documento.
  • Personalizzazioni: Accesso Disponibilità Operatori, Controllo rimozione pazienti e aziende, Visualizzazione grafici.
  • Prestazioni: limitare alcune prestazioni a degli utenti.

Fatturazione Elettronica

INTEGRAZIONE BASE: Fatturazione Elettronica su Supermed

La fatturazione elettronica con integrazione base è a disposizione di tutti gli utenti di Supermed e permette di creare fatture elettroniche e scaricarle in formato XML.
Tutti i procedimenti successivi e gli adempimenti obbligatori ( firma digitale, invio al SdI, ricezione delle fatture passive e conservazione a norma per 10 anni) sono a carico del cliente.

Se vuoi automatizzare tutti i processi successivi alla creazione della fattura elettronica ed avere all’interno di Supermed il controllo delle fatture attive e passive richiedi l’integrazione completa compilado la scheda con i dati richiesti direttamente all’interno della tua equipe: qui

INTEGRAZIONE BASE: Aggiornamento Modalità di Pagamento

Prima di iniziare ad utilizzare la fatturazione elettronica di Supermed, è necessario aggiornare le modalità di pagamento accettate. La nuova normativa prevede che siano definite in maniera strutturata. 

Cliccare su IMPOSTAZIONI, menù che compare cliccando sotto il nome utente in alto a destra nella schermata di ArzaMed.

Nella pagina clicca sul quarto tasto PAGAMENTI, se sono già presenti delle modalità di pagamento è sufficiente selezionare la riga e in fondo cliccare sulla freccia verso il basso AZIONI, MODIFICA.

Per ogni metodo di pagamento sarà necessario aggiornare le informazioni per la fatturazione elettronica.

Questo servirà a sincronizzare le tipologie di metodo di pagamento che hai creato con quelle categorizzate dall’Agenzia delle Entrate. In fattura sarà obbligatorio comunicare il metodo di pagamento scelto dal paziente.

INTEGRAZIONE BASE: Aggiornamento Cassa e Rivalsa

Per i professionisti che utilizzano una cassa o rivalsa è necessario aggiornare le informazioni per sincronizzarle a quelle richieste dal Ministero delle Finanze. 

Clicca su IMPOSTAZIONI, menù che compare cliccando sotto il nome utente in alto a destra nella schermata di Supermed. 

Nella pagina cliccare sul sesto tasto della prima riga PERSONALIZZAZIONI. Scorri nella pagina fino alla sezione FATTURAZIONE e aggiorna la cassa professionisti definendo la cassa predefinita e la percentuale di rivalsa.

INTEGRAZIONE BASE: Creazione Fattura Elettronica

Si potrà sempre scegliere di creare una fattura digitale come fino ad ora o una fattura elettronica. In questa guida verranno descritti solo gli spazi differenti rispetto a quelli già in uso.

Nello spazio dei dati del destinatario sarà obbligatorio segnalare la nazione di residenza del paziente e il cap se non già presente nell’anagrafica.

Selezionare il campo Fattura Elettronica

  • Selezionare il tipo di destinatario ( persona fisica, azienda, PA )
  • Inserire Pec Destinatario se ne sei a conoscenza;
  • Codice Destinatario:
    • se persona fisica italiana lascia 7 zeri come standard;
    • se persona fisica estera inserisci 7 X e identificativo fiscale;**
    • se azienda estera inserire il codice destinatario che ti ha comunicato, altrimenti 7 X;**
    • se azienda italiana inserire il codice destinatario che ti ha comunicato, altrimenti è sufficiente aver inserito la Pec Destinatario;
    • se pubblica amministrazione inserisci il codice destinatario. Se non ne sei ha conoscenza utilizza il tasto Ricerca codice destinatario.
  • Selezionare la tipologia di esigibilità IVA*
    • IVA esigibilità immediata
    • IVA esigibilità differita
    • Scissione dei pagamenti ( Split Payment )
  • Informazioni aggiuntive: questa sezione è dedicata ad altri spazi da inserire in fattura.
  • Allega file: puoi aggiungere un file da collegare alla fattura elettronica.

*Se non sei sicuro consigliamo di chiedere al proprio commercialista.

**NBLa fatturazione elettronica verso persone fisiche estere non è obbligatoria. Viene eseguita per evitare l’esterometro. In questo caso si consiglia di procedere inserendo questi dati anagrafici: Spazio Codice Fiscale lasciare vuoto ed inserire nel campo P.IVA  l’Identificativo Fiscale se conosciuto oppure un codice convenzionale, es. 11 X, nel Comune inserire Estero e il Cap deve essere di 5 zeri.

Le restanti sezioni da compilare non hanno subito variazioni. Pertanto quando tutti i dati saranno compilati, potrete scegliere di cliccare su SALVA.

Potrete sempre stampare una copia al paziente o inviarla tramite email.
L’originale potrete esportarla in file XML e gestire voi stessi o chi per voi le procedure obbligatorie per la fatturazione elettronica.

INTEGRAZIONE BASE: Esportazione in formato XML

Potrai e esportare le fatture in formato XML, procedendo secondo queste indicazioni:
clicca su IMPOSTAZIONI, menù che compare cliccando sotto il nome utente in alto a destra nella schermata di Supermed. Nella pagina clicca sul quarto tasto della terza riga EXPORT.
Seleziona la tipologia di esportazione, ovvero Export Fatture, poi tutti i documenti contabili e seleziona il periodo di interesse. In fine seleziona il tasto FATTURA ELETTRONICA.

Il file verrà scaricato nel tuo dispositivo.

INTEGRAZIONE COMPLETA: Gestione notifiche dal Sistema di Interscambio

Tutte le fatture emesse in formato elettronico verranno inviate al SdI una volta che si sceglie di cliccare su FINALIZZA E INVIA AL SDI.
Il sistema di Interscambio valuterà la fatture ricevute e comunicherà l’esito dell’invio.
La gestione delle notifiche da parte del SdI avverrà nella sezione FATTURE,  nella colonna FATTURE ELETTRONICHE.

I possibili stati saranno:

—        Presa in carico > attendi almeno 7 giorni, se successivamente non cambia contattaci.

IF       Errore di validazione: errore tecnico interno > comunicaci questo esito e verificheremo l’errore.

NS      Rifiutata dallo SDI: c’è un errore che verrà comunicato > clicca su Modifica e Sblocca la fattura per modificare l’errore ed invia nuovamente.

MC     Mancata consegna temporanea: la fattura ha superato i controlli formali del Sistema di Interscambio, ma non è ancora stato possibile recapitarla. Solo per PA, nei 10 giorni successivi al primo invio il Sistema di Interscambio proverà nuovamente l’inoltro della fattura all’Amministrazione destinataria. Se la consegna riuscirà, riceverai una ricevuta di consegna, altrimenti, trascorsi 10 giorni dall’invio della notifica di mancata consegna, il Sistema di Interscambio invierà al mittente un’attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito.

Principali cause della mancata consegna possono esservi:

  1. Il cliente non ha registrato il proprio indirizzo telematico sul portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate e la fattura è stata inviata con:
    • Codice Destinatario” valorizzato con 7 zeri o Identificativo “Nessun identificativo” (modalità generalmente utilizzate per fatture destinate a consumatori finali o se non si conosce l’indirizzo telematico del destinatario);
    • Codice Destinatario” valorizzato con 7 “X” (fatture elettroniche emesse con riferimento a operazioni “transfrontaliere”)
  2. Errato inserimento della Casella PEC del privato destinatario della Fattura.
  3. Cause tecniche del sistema ricevente (ad esempio, casella PEC piena o non attiva ovvero canale telematico non attivo).

In tutti i casi il documento sarà comunque reso disponibile al cliente sul portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate.

RC      Consegnata sul sistema del cliente ( correttamente inviata e consegnata al destinatario )

Solo per le Fatture Elettroniche PA

DT           Decorrenza termini: la fattura è stata consegnata da parte del sistema di Interscambio (SDI), ma il cliente non ha inoltrato alcuna risposta nei 15 successivi alla consegna.

NE(OK)  con codice EC01: Accettata dal cliente

NE(KO)  con codice EC02: Rifiutata dal cliente > clicca su Modifica e sblocca la fattura per modificare l’errore ed invia nuovamente.

AT           Recapito impossibile: la consegna della fattura da parte del Sistema di Intercambio (SDI) non è andata a buon fine. Non verranno effettuati ulteriori tentativi di consegna. > clicca su Modifica e sblocca la fattura per modificare l’errore ed invia nuovamente.

In caso di un qualsiasi errore verrà segnalato e descritto il motivo.

INTEGRAZIONE COMPLETA: Ricezione delle Fatture Passive

Una volta terminata la procedura di attivazione della fatturazione elettronica, ti verrà indicato il codice destinatario da comunicare ai tuoi fornitori. In questa maniera, riceverai tutte le fatture all’interno della sezione ACQUISTI.

Quando ti arriverà una nuova fattura acquisti, comparirà una notifica a fianco la sezione nel menù. Il numero che compare è il numero di nuovi documenti arrivati. Ogni volta che vengono aperti il numero scenderà.

All’interno di Acquisti troverai l’elenco delle fatture fornitori con i dettagli di ogni fattura e gli allegati. I documenti che riportano un punto esclamativo, sono i documenti ancora non cliccati / registrati.
Una volta visionate, cliccando sul tasto blu REGISTRA ACQUISTO, l’anagrafica dell’azienda verrà salvata all’interno dell’elenco AZIENDE oppure verranno aggiornati i dati di quelle già presenti.

Gli allegati alla fattura se presenti saranno a disposizione nella visualizzazione del documento.

Se alcune fatture ti verranno inviate al tuo indirizzo pec, potrai tu stesso caricarle autonomamente all’interno di Supermed. In questo secondo caso non verranno poste in conservazione a norma.

E’ possibile visionare i documenti in due formati ( Impaginato e Foglio di stile SdI ). Cliccando sul tasto APRI, il pdf verrà aperto su pagina web, cliccando sul tasto STAMPA verrà riportata l’anteprima di stampa.

Le fatture potranno essere scaricate in formato XML , XLS e CVS (formato Excel).

Il codice destinatario da comunicare ai tuoi fornitori lo trovi sempre all’interno della sezione IMPOSTAZIONI – FATTURAZIONE – MODIFICA.

Moduli Plus

TS CLOUD READER

Ts Cloud Reader è un modulo aggiuntivo di Supermed che consente di caricare automaticamente i dati del paziente nell’anagrafica con l’ausilio del lettore di tessera sanitaria.

Per iniziare ad usare il dispositivo, collegare il lettore ad una porta USB del computer. Non è necessario eseguire nessuna installazione del dispositivo.

Dunque, accedere ad un’anagrafica di un paziente, già esistente o nuovo paziente, e cliccare in fondo alla pagina  sul tasto azzurro Lettore di Tessera Sanitaria.

Seguire dunque le indicazioni e strisciare la Tessera Sanitaria del paziente nel lettore.

Si ricorda di prestare attenzione al verso in cui posizionare la tessera nel lettore prima di strisciare: rivolgere la barra magnetica nella parte inferiore e strisciare da dx verso sx. I dati del paziente verranno caricati automaticamente nell’anagrafica.

Continuare, se si desidera, a compilare le informazioni mancanti e procedere con il salvataggio cliccando sul tasto verde Salva nuovo paziente o Aggiorna Paziente.

SYNCRO CALENDAR

Il Calendario di Supermed può essere sincronizzato al calendario di Google Calendar e iCal così da visualizzare gli appuntamenti e gli impegni su entrambi.

Ovvero, gli appuntamenti di Supermed verrano visualizzati sul calendario Google mentre, le attività programmate sul calendario Google saranno visibili sul calendario di Supermed.

Come configurare la sincronizzazione?

Il primo passo è quello di avere a disposizione un account Google Calendar e creare un nuovo calendario dal nome SUPERMED.

Se non si dispone di un account qui il link per attivarlo: https://www.google.com/calendar. Per creare un calendario nuovo, cliccare nella barra a sinistra della pagina Aggiungi Calendario, Nuovo Calendario, assegnare come nome SUPERMED e salvare. 

Se si tratta di configurazione con iCal  dal Mac fisso o portatile, aprire iCal, selezionare dal menù Calendario in alto a sinistra Preferenze, Account, poi cliccare su “+”in basso a sinistra. Scegliere Google e inserire il nome utente e la password del proprio account Google, cliccare su Crea e poi Fine. 

Una volta terminata la creazione del nuovo calendario è la volta della configurazione con Supermed.

Il secondo passo è quello di accedere a Supermed e cliccare su Account (in alto a destra sotto il nome utente). Tra le impostazioni dell’Account scegliere Personalizzazioni Utente e porre attenzione alla voce Calendario. Nella sezione dedicata la calendario cliccare sul  tasto blu a destra collega con Google Calendar e seguire le istruzioni. 

Cliccare dunque su Sincronizza Adesso, scegliere l’indirizzo email (associato alla proprietà del calendario) da configurare, cliccare su Avanzate e poi Apri arzamed.com. Confermare l’operazione cliccando su Consenti.

Ultimo passo selezionare il calendario Google che si desidera selezionare, scegliere Supermed (il calendario creato precedentemente). Seguire quali attività si vuole sincronizzare:

  1. Sincronizzare tutte le attività dell’equipe
  2. Sincronizzare solo le proprie attività.

Scegliere poi se proseguire con Avvia sincronizzazione oppure Non adesso.

Dopo aver cliccato su Avvia Sincronizzazione  le attività del calendario di Supermed sono visibili anche in Google Calendar/iCal Apple.

Si ricorda che le attività programmate da Google Calendar/iCal Apple saranno visibili in Supermed SOLO come note, per cui in caso di appuntamenti la programmazione deve essere eseguita direttamente in Supermed per associare il paziente e la prestazione alla visita.

GRAFOSIGN

È il nuovo modulo di Supermed che permette di firmare elettronicamente tutti i documenti, le informative e i referti come se fossero stampati su carta, ma direttamente online.

Attiva GrafoSign e raccogli le firme in formato elettronico attraverso un gesto manuale del tutto analogo alla firma autografa su carta.


L’esecuzione di una Firma grafometrica permette di raccogliere dati unici e personali collegati al sottoscrittore mediante un dispositivo in grado di acquisire dinamicamente il movimento di uno stilo – azionato direttamente dalla mano di una persona – su una superficie sensibile.

I dati così raccolti vengono quindi processati e allegati al documento informatico in modo da garantire:
– la connessione univoca della firma al documento sottoscritto;
– la possibilità di verificare che il documento informatico sottoscritto non abbia subito modifiche dopo l’apposizione della firma.

La Firma Grafometrica rappresenta quindi una particolare forma di Firma Elettronica Avanzata – così come definita dall’ultima edizione del Codice Amministrazione Digitale e dalle relative Regole Tecniche – ed ha valore legale inferiore a firma autografa. 


Come associare i dispositivi

1) Il primo passo è quello di associare uno o più dispositivi di firma al tuo account. Per dispositivi di firma intendiamo tablet o smartphone da poter porgere al paziente in fase di firma. Controllare che il dispositivo sia connesso alla rete WiFi o 3g/4g.
Accedi a Supermed, clicca nel menù di sinistra Gestione Dispositivi e si aprirà la finestra di configurazione.

2) Per associare un nuovo dispositivo clicca sul tasto Nuovo Dispositivo, assegna un nome identificativo al dispositivo es. “Dr. Mario Rossi Cellulare” oppure “Tablet Accettazione” e poi clicca su Crea Dispositivo

3) Una volta che hai cliccato su Crea Dispositivo, apparirà un QR Code.

Scannerizza il QR con il dispositivo scelto. Per scannerizzare il QR Code esistono due modalità:

–> Dispositivi Apple con sistema iOs: è sufficiente inquadrare il QR Code con la fotocamera e automaticamente comparirà un link sul dispositivo. Clicca il link e l’associazione è conclusa. Se non funziona, devi scaricare un lettore QR Code, qui alcuni suggerimenti per Apple;

–> Dispositivi Android, Huawei, Google Phone con sistema Android:  verificare di avere sul dispositivo un app per scannerizzare i QR Code, qui una selezione di lettori QR. Apri l’app e inquadra il QR Code, automaticamente comparirà un link sul dispositivo. Clicca il link e l’associazione è conclusa.

4) Una volta associato, il dispositivo è pronto all’uso e comparirà la pagina di benvenuto di Supermed GrafoSign. Per mantene la connessione sempre attiva clicca sul bottone verde Mantieni schermo acceso, altrimenti il dispositivo andrà in stand-by e potrebbe richiedere la connessione.


Come firmare i documenti

1) Crea il documento o apri il documento che necessita di essere firmato. Nel menù in alto in blu, clicca su Firma Digitale.

2) Seleziona il nome del dispositivo in cui il paziente andrà a firmare oppure associa un nuovo dispositivo.

3) Una volta selezionato il dispositivo comparirà una schermata di avviso che inviterà a spostare l’attenzione sul dispositivo per la firma.

4) Sul dispositivo comparirà il documento da firmare. Per firmare il paziente potrà scorrere il documento, leggerlo e cliccare sullo schermo il punto in cui applicare la firma. 

5) Una volta cliccato il punto in cui firmare, il paziente potrà firmare il documento tramite pennino oppure usando le dita come se scrivesse su di un foglio di carta.

6) Se la firma è corretta basta cliccare il tasto verde, se si hanno dei dubbi si può tornare indietro con il tasto giallo e riapporre la firma.

7) Una volta che la firma è stata convalidata cliccando il tasto verde, il documento dentro Arzamed si aggiornerà con la firma salvata e si archivierà all’interno della cartella clinica in maniera automatica. 

CONSIGLIO:
La firma elettronica ti permette di risparmiare sulla stampa e di ottimizzare i processi dello studio, conservando tutti i documenti firmati direttamente sul software, nella cartella clinica del paziente. Il dispositivo più comodo per far firmare elettronicamente un documento al paziente è il tablet con un’apposita penna.

Per mantenere sempre connesso il dispositivo è consigliabile controllare le impostazioni di spegnimento.

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